8 bước giúp thoát khỏi 'vòng xoáy bận rộn' cuối năm

Năng suất không chỉ là hoàn thành danh sách những việc cần làm, đó còn là một tư duy. Chúng ta càng sẵn sàng về mặt tinh thần để giải quyết các nhiệm vụ, chúng ta càng đạt được nhiều thành tựu hơn và càng ít cảm thấy căng thẳng hơn. Đây là 8 mẹo để giúp thay đổi tư duy của bạn và giúp bạn thoát khỏi vòng xoáy bận rộn dịp cuối năm.

1. Bắt đầu bằng cách sắp xếp lại suy nghĩ của bản thân

Nếu không có tổ chức, thì mọi thứ đều sẽ trở nên lộn xộn. Chúng ta thường cảm thấy choáng ngợp và làm việc thiếu hiệu quả chỉ vì tất cả những gì chúng ta có thể thấy là cả tá nhiệm vụ chưa hoàn thành đang ở trước mắt. Nếu đó là nơi bạn đang bắt đầu, hãy hít một hơi thật sâu. Nếu cứ lao vào các nhiệm vụ thì có thể bạn không những không hoàn thành hết mà còn khiến mọi thứ trở nên tồi tệ hơn. Tốt nhất là hãy bắt đầu bằng cách giải tỏa đầu óc và sắp xếp lại suy nghĩ của mình.

Nghiên cứu từ Hội đồng Quốc gia về Người cao tuổi tại Mỹ đã chỉ ra rằng tinh thần vô tổ chức có xu hướng tạo ra nhiều căng thẳng và những hành vi bốc đồng hơn, và cả hai điều này đều không giúp ích gì cho công việc của bạn. Vì vậy, trước khi bạn giải quyết danh sách những việc cần làm, hãy dành một chút thời gian suy nghĩ, viết nhật ký, thiền định để bạn có thể sắp xếp những suy nghĩ của mình. Nếu bạn bắt đầu sắp xếp các nhiệm vụ của mình với ý thức rõ ràng và có mục đích, bạn sẽ lập kế hoạch hiệu quả và làm việc năng suất hơn.

2. Lên kế hoạch cho ngày, hoặc tuần của bạn

Bạn làm việc liên tục nhưng dường như không bao giờ hoàn thành bất cứ điều gì quan trọng? Đó là bởi vì bạn đã đầu hàng trước sự khẩn cấp.

Có một sự thật là bạn sẽ không bao giờ có thể hoàn thành mọi thứ trong danh sách những việc cần làm của mình. Luôn có việc khác cần giải quyết hoặc người khác nói cho bạn biết bạn cần phải làm gì. Và thay vì làm hết từ việc này sang việc khác, bạn cần có một kế hoạch giúp bạn hoàn thành những gì quan trọng nhất.

Hãy lập kế hoạch cho ngày hoặc cho một tuần của bạn. Đó là một bài tập về tính kỷ luật tinh thần. Nó đòi hỏi bạn phải xem xét điều gì là quan trọng nhất với mình, cho dù là công việc hay cuộc sống cá nhân, và lên lịch trình cho những ưu tiên đó. Hãy coi đó là cơ hội để kiểm tra lại bản thân và đảm bảo rằng bạn đang sử dụng thời gian hợp lý.

3. Bắt đầu với một nhiệm vụ dễ dàng

Nếu bạn đang cố gắng làm cho “bánh xe năng suất” quay, bạn có thể bắt đầu với một hoặc hai nhiệm vụ dễ dàng. Điều đó sẽ mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành và thiết lập động lực vừa đủ để bạn tiếp tục.

Tuy nhiên, khi bạn đã hoàn thành xong nhiệm vụ dễ dàng đó, đừng mắc kẹt trong những nhiệm vụ dễ dàng khác. Lấy năng lượng đó để hoàn thành những nhiệm vụ lớn hơn.

4. Chia nhiệm vụ lớn thành từng nhiệm vụ nhỏ

Khi bạn hướng tới những nhiệm vụ lớn hơn, phức tạp hơn, bạn rất dễ cảm thấy bối rối. Khi cảm thấy vạch đích còn xa, bạn có thể muốn bỏ cuộc hoặc quay ra làm những nhiệm vụ nhỏ.

Bí quyết là ở đây, hãy biến những nhiệm vụ lớn đó thành những nhiệm vụ nhỏ hơn. Hãy chia nhiệm vụ lớn thành những bước nhỏ, dễ quản lý để bạn có thể hoàn thành từng bước một.

Chẳng hạn, bạn đang muốn lên kế hoạch cho một chuyến du lịch dài ngày cùng gia đình. Bạn không thể nắm bắt mọi thứ cùng một lúc, vậy thì hãy chia nhỏ nó ra. Ban đầu bạn có thể nghiên cứu lộ trình và nơi ở để bạn có thể lập ngân sách cho chi phí đi lại. Bắt đầu từ đó rồi hãy chuyển sang lập danh sách những địa điểm tham quan và những món ăn cần thưởng thức.

Chia nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ, dễ quản lý sẽ giúp bạn duy trì động lực để tiếp tục vì nó mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành. Và động lực là một yếu tố tâm lý quan trọng để duy trì năng suất.

5. Tạo ranh giới cho bản thân và những người xung quanh

Trong môi trường làm việc hiện tại, chúng ta có xu hướng luôn bị phân tâm. Môi trường làm việc cởi mở, công cụ giao tiếp kỹ thuật số với tốc độ chóng mặt khiến chúng ta cảm thấy mình luôn ở trong tâm thế sẵn sàng. Và sự “có sẵn” này khiến chúng ta dễ bị phân tâm khi đang tập trung làm những nhiệm vụ quan trọng.

Nếu bạn muốn làm việc hiệu quả, điều quan trọng là phải giảm thiểu những yếu tố khiến bạn phân tâm để bạn có thể tận dụng tối đa khoảng thời gian tập trung của mình. Để làm được điều này bạn cần phải thiết lập một số ranh giới, chẳng hạn như tắt thông báo, rời xa mạng xã hội và thông báo cho đồng nghiệp hoặc cấp trên biết rằng bạn cần thời gian.

6. Yêu cầu giúp đỡ khi cần

Trở thành một người làm việc năng suất và hiệu quả không có nghĩa là không cần sự trợ giúp của người khác. Đôi khi, một số nhiệm vụ liên quan đến người khác cũng có thể giúp bạn gia tăng năng suất của mình.

Chẳng hạn, giả sử bạn cần phải lập một bảng tính cho một dự án quan trọng. Chuyên môn của bạn không nằm ở bảng tính, mà ở việc thiết kế bản trình bày. Vậy thì, nếu bạn chuyển phần bảng tính đó cho một đồng nghiệp có chuyên môn hơn, họ sẽ làm phần công việc đó tốt hơn và bạn có thể tập trung thời gian để tạo ra một bản trình bày tuyệt vời.

Yêu cầu sự trợ giúp từ người khác có thể giảm căng thẳng và giải phóng không gian tinh thần để bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất với mình.

7. Ăn mừng một chút khi hoàn thành mọi việc

Trên con đường hoàn thành mục tiêu, bạn sẽ học được rất nhiều điều, cả lớn và nhỏ. Hãy dành thời gian để nhìn lại những gì bạn đã làm. Và ăn mừng một chút khi bạn đã hoàn thành những mục tiêu đã đặt ra. Điều đó giúp bạn có thể duy trì được động lực.

Đừng vội vã lao vào những nhiệm vụ tiếp theo trong danh sách của mình, bởi điều đó có thể khiến bạn quay trở lại nơi bạn bắt đầu: căng thẳng và kiệt sức.

8. Cho bản thân nghỉ ngơi

Cách tốt nhất để tránh bị cuốn vào guồng quay vô tận của sự bận rộn là đảm bảo thời gian dành cho bản thân.

Đó không chỉ là nghỉ xả hơi. Ưu tiên một vài sở thích và mối quan tâm của riêng bạn có thể khiến bạn hạnh phúc, vui vẻ và giúp bạn duy trì động lực cũng như sự tập trung để làm việc tốt nhất khi đến lúc.