4. Chia nhiệm vụ lớn thành từng nhiệm vụ nhỏ
Khi bạn hướng tới những nhiệm vụ lớn hơn, phức tạp hơn, bạn rất dễ cảm thấy bối rối. Khi cảm thấy vạch đích còn xa, bạn có thể muốn bỏ cuộc hoặc quay ra làm những nhiệm vụ nhỏ.
Bí quyết là ở đây, hãy biến những nhiệm vụ lớn đó thành những nhiệm vụ nhỏ hơn. Hãy chia nhiệm vụ lớn thành những bước nhỏ, dễ quản lý để bạn có thể hoàn thành từng bước một.
Chẳng hạn, bạn đang muốn lên kế hoạch cho một chuyến du lịch dài ngày cùng gia đình. Bạn không thể nắm bắt mọi thứ cùng một lúc, vậy thì hãy chia nhỏ nó ra. Ban đầu bạn có thể nghiên cứu lộ trình và nơi ở để bạn có thể lập ngân sách cho chi phí đi lại. Bắt đầu từ đó rồi hãy chuyển sang lập danh sách những địa điểm tham quan và những món ăn cần thưởng thức.
Chia nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ, dễ quản lý sẽ giúp bạn duy trì động lực để tiếp tục vì nó mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành. Và động lực là một yếu tố tâm lý quan trọng để duy trì năng suất.
5. Tạo ranh giới cho bản thân và những người xung quanh
Trong môi trường làm việc hiện tại, chúng ta có xu hướng luôn bị phân tâm. Môi trường làm việc cởi mở, công cụ giao tiếp kỹ thuật số với tốc độ chóng mặt khiến chúng ta cảm thấy mình luôn ở trong tâm thế sẵn sàng. Và sự “có sẵn” này khiến chúng ta dễ bị phân tâm khi đang tập trung làm những nhiệm vụ quan trọng.
Nếu bạn muốn làm việc hiệu quả, điều quan trọng là phải giảm thiểu những yếu tố khiến bạn phân tâm để bạn có thể tận dụng tối đa khoảng thời gian tập trung của mình. Để làm được điều này bạn cần phải thiết lập một số ranh giới, chẳng hạn như tắt thông báo, rời xa mạng xã hội và thông báo cho đồng nghiệp hoặc cấp trên biết rằng bạn cần thời gian.
6. Yêu cầu giúp đỡ khi cần
Trở thành một người làm việc năng suất và hiệu quả không có nghĩa là không cần sự trợ giúp của người khác. Đôi khi, một số nhiệm vụ liên quan đến người khác cũng có thể giúp bạn gia tăng năng suất của mình.
Chẳng hạn, giả sử bạn cần phải lập một bảng tính cho một dự án quan trọng. Chuyên môn của bạn không nằm ở bảng tính, mà ở việc thiết kế bản trình bày. Vậy thì, nếu bạn chuyển phần bảng tính đó cho một đồng nghiệp có chuyên môn hơn, họ sẽ làm phần công việc đó tốt hơn và bạn có thể tập trung thời gian để tạo ra một bản trình bày tuyệt vời.
Yêu cầu sự trợ giúp từ người khác có thể giảm căng thẳng và giải phóng không gian tinh thần để bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất với mình.
7. Ăn mừng một chút khi hoàn thành mọi việc
Trên con đường hoàn thành mục tiêu, bạn sẽ học được rất nhiều điều, cả lớn và nhỏ. Hãy dành thời gian để nhìn lại những gì bạn đã làm. Và ăn mừng một chút khi bạn đã hoàn thành những mục tiêu đã đặt ra. Điều đó giúp bạn có thể duy trì được động lực.
Đừng vội vã lao vào những nhiệm vụ tiếp theo trong danh sách của mình, bởi điều đó có thể khiến bạn quay trở lại nơi bạn bắt đầu: căng thẳng và kiệt sức.
8. Cho bản thân nghỉ ngơi
Cách tốt nhất để tránh bị cuốn vào guồng quay vô tận của sự bận rộn là đảm bảo thời gian dành cho bản thân.
Đó không chỉ là nghỉ xả hơi. Ưu tiên một vài sở thích và mối quan tâm của riêng bạn có thể khiến bạn hạnh phúc, vui vẻ và giúp bạn duy trì động lực cũng như sự tập trung để làm việc tốt nhất khi đến lúc.