Phỏng vấn hơn 100 nhân vật thành công, tôi mới biết làm sao để tận dụng thời gian một cách hiệu quả

01

Cách đây một vài ngày, một độc giả nhắn tin cho tôi, cô ấy nói thời gian dần đây cô ấy căng thẳng mệt mỏi tới mức gần như suy sụp, công việc quá bận rộn, luôn cảm thấy thời gian không đủ, không có thời gian cho bản thân, cả cơ thể và tinh thần đều kiệt quệ.

Về cơ bản, cuộc sống của cô ấy là 9h làm việc, 8h tan làm, sau đó xuống dưới lầu tìm tạm cái gì đó ăn, về tới nhà nghỉ ngơi, lướt điện thoại khoảng 1 tiếng, sau đó đi tắm, xong xuôi mọi thứ là khoảng hơn 10h, một đống quần áo chưa kịp giặt, nhà cửa bừa bãi cũng không kịp dọn dẹp, càng không muốn động não để đọc sách, mấy cuốn sách mua từ 2 tháng trước vẫn ở nguyên trên giá sách, túi ni lông bọc ngoài thậm chí còn chưa bóc ra.

Nghe nói thời gian sau khi tan làm quyết định tương lai, bởi lẽ sau khi tan làm là thời gian để "sạc điện" cho bản thân.

Cô ấy cảm thán: "Tôi thấy mình sắp hết hi vọng với tương lai rồi, ngày nào cũng mệt mỏi chẳng muốn làm gì."

Tôi tò mò hỏi: "Bạn có thể sắp xếp thời gian hợp lý hơn được không? Chẳng hạn như tan làm vào lúc 6h chẳng hạn?"

Nghĩ một lúc, cô ấy trả lời: "Có lẽ là có thể, chỉ trừ hôm nào có việc đột xuất."

Nghe câu trả lời của cô ấy, tôi đã biết vấn đề nằm ở đâu. Nguyên nhân là bởi cô ấy không biết phân bổ thời gian hợp lý. Có lẽ cũng có không ít người giống với độc giả này, không biết làm sao để quy hoạch thời gian của bản thân!

02

Thứ nhất, trước tiên hãy lựa chọn cuộc sống mà bạn muốn rồi sau đó dùng thời gian lấp đầy nó

Tôi từng xem qua một buổi diễn giảng của TED, người thuyết giảng đã phỏng vấn gần 100 người thành công về cách họ phân bổ thời gian và phát hiện ra một quy luật, họ sắp xếp thời gian rất "khác người".

Một trong những người thành công được phỏng vấn đã nói rằng: "Đừng tạo ra cuộc sống bạn mong muốn bằng cách tiết kiệm thời gian, hãy tìm ra cuộc sống mà mình mong muốn trước, thời gian tự nhiên sẽ được tiết kiệm. Hãy chọn những gì đáng làm để lấp đầy cuộc sống của chúng ta."

Đây là tư duy ngược, trước tiên, bạn phải làm rõ mối quan hệ giữa thời gian và cuộc sống, không phải bạn dành thời gian đi làm việc gì đó, mà là bạn lựa chọn làm một việc gì đó, và công việc ấy chi phối thời gian của bạn.

Chẳng hạn, Vương Thạch (chủ tịch của doanh nghiệp bất động sản lớn nhất Trung Quốc) là một người yêu thích vận động, người khác luôn cho rằng Vương Thạch nên giống như Nhậm Chính Phi (người sáng lập ra tập đoàn Huawei) nên không ngừng mở rộng đế chế của mình ra ngoài thế giới, mấy chuyện như vận động quả thực rất lãng phí thời gian.

Nhưng đối với Vương Thạch, vận động đem đến cho cuộc sống của ông màu sắc, sự thú vị, và chuyện này với ông là một chuyện rất có ý nghĩa, không có khái niệm lãng phí thời gian cho chuyện này.

Vì vậy, khi bạn hiểu được rằng mình muốn sống một cuộc sống như thế nào, sau đó trong quá trình làm việc, bạn phân bổ hợp lý thời gian của mình, vậy thì khái niệm lãng phí thời gian sẽ không tồn tại với bạn.

Rất nhiều người sở dĩ sống rất mệt mỏi đó là bởi họ không biết mình muốn gì. Đêm khuya thanh tịnh, hãy tự hỏi bản thân xem mình muốn một cuộc sống ra sao? Sau đó đi theo cuộc sống mà nội tâm lựa chọn, dù có mệt mỏi tới đâu, thời gian cũng đều có ý nghĩa.

03

Thứ hai, biết đâu là điều cần ưu tiên

Nhiều người sở dĩ không biết phân bổ thời gian, đó là bởi họ không biết ưu tiên trong làm việc, không biết đâu mới là chuyện quan trọng, đâu không phải.

Những việc quan trọng, khẩn cấp cần phải được xếp trên đầu; không quan trọng nhưng cấp bách xếp thứ hai; quan trọng nhưng không cấp bách xếp thứ ba; không quan trọng cũng chẳng cần gấp, tốt nhất là từ bỏ.

Trong công việc, rất nhiều người chỉ biết làm là làm, trước khi làm việc không bao giờ dành thời gian suy nghĩa phân loại công việc, sắp xếp công việc theo thứ tự 1,2,3.

Cách đây vài năm, tôi làm trợ lý cho một đàn anh cùng đại học chuyên tổ chức và lên kế hoạch sự kiện, sự kiện hàng ngàn người, những chuyện vụn vặt có rất nhiều, nhưng mỗi một khâu anh ấy đều làm đâu ra đấy, không hề lộn xộn. Tôi hỏi anh ấy: "Vì sao mỗi một lần tổ chức sự kiện anh đều làm rất tốt như vậy?"

Anh ấy đáp: "Trong mỗi một hoạt động, trình tự sắp xếp công việc quả thực rất phức tạp, nhưng tôi luôn ý thức được đâu là chuyện quan trọng và cấp bách, đâu là chuyện không cần quá để tâm. Tôi sẽ không bao giờ lãng phí thời gian cho mấy chuyện không quan trọng cũng chẳng cấp bách, thay vào đó, tôi cũng luôn cố gắng hoàn thành những công việc quan trọng và cấp bách thật chất lượng, đây chính là hiệu quả công việc."

Quay lại vị độc giả tôi nhắc tới ở đầu bài: cô ấy cần phải tự suy ngẫm lại mình xem, vì sao không thể hoàn thành hết công việc của mình trong thời gian cho phép mà cứ bắt buộc phải chọn tăng ca? Có lẽ cô ấy đã dành quá nhiều thời gian và công sức của mình cho những việc không đâu.

04

Thứ ba, học cách viết ghi chú

Mọi người đều cho rằng các nhà văn hay người làm nghề viết lách đều có một trí nhớ rất tốt, thực ra không phải, cuộc sống luôn tồn tại rất nhiều thứ để phải nhớ, vì vậy mà có những lúc cũng sẽ quên chuyện nọ chuyện kia.

Để tránh tình trạng này, tôi đã áp dụng phương pháp viết ghi chú.

Tối hôm trước, tôi sẽ ghi lại những việc mình phải giải quyết vào ngày hôm sau và ưu tiên những việc quan trọng: ví dụ, tôi muốn gọi cho A để giao cho cậu ấy việc quan trọng; trao đổi với B về những chuyện cần bàn trong hội nghị; tra cứu về tác phẩm kinh điển nào, món quà nào cần chuẩn bị cho gia đình (vào dịp đặc biệt); sắp xếp công việc của các thành viên trong nhóm…

Tôi có một thói quen, sau khi xử lý xong một việc nào đó sẽ tích v, chỉ khi hoàn thành xong hết những việc phải làm rồi, tôi mới nghĩ tới những việc khác.

Vì sao phải dùng ghi chú?

Không phải ai cũng là bậc thầy ghi nhớ, có thể ghi nhớ toàn bộ mọi chuyện từ lớn đến bé trong cuộc sống. Vì vậy, dùng ghi chú là để nhắc nhở chúng ta đâu là chuyện quan trọng, chuyện hôm nay chớ để ngày mai, tránh lãng phí thời gian vào những chuyện không đâu.

05

Thứ tư, nghiêm túc làm việc theo kế hoạch đã định ra, nghiêm cấm hàng vi lần lữa

Cùng tạo ra một kịch bản mô phỏng như này: bạn có kế hoạch tan làm sớm rồi sau đó về nhà đọc một cuốn sách, nhưng sau khi về nhà lại nghĩ thôi chơi điện thoại một lúc để giải trí đã, nhưng cứ chơi cứ chơi, thoắt cái đã 10h tối. Bạn đứng lên đi tắm rồi đi ngủ.

Ngày hôm sau, bạn dự định là sẽ dậy sớm đi chạy nửa tiếng, kết quả là ngủ đẫy mắt, nhìn đồng hồ 8h30, nhanh nhanh chóng chóng dậy sửa soạn đi làm; ngày thứ ba, vốn dĩ bạn có rất nhiều ý định trong đầu, nhưng kết quả lại chẳng làm được việc gì một cách hoàn chỉnh.

Đây chính là một ví dụ về việc sử dụng thời gian, mấu chốt cần khắc phục ở đây chính là – sự trì hoãn, tính lười.

Chẳng hạn, vốn dĩ là đã xong việc, biết là ở nhà còn một đống quần áo đang chờ giặt; bình nóng lạnh hỏng cần sửa; vòi nước bỉ gỉ cần sửa; bồn cầu bị tắc cần gọi người tới thông…

Rõ ràng là còn bao nhiêu việc quan trọng cần làm, nhưng đến giờ về rồi vẫn cố tình nán lại chém gió với đồng nghiệp, người như vậy liệu có biết phân bổ thời gian?

Vì vậy, rất nhiều người, sở dĩ không thể tận dụng tốt thời gian, đó là bởi họ không thể tự giác kỉ luật, quá lười biếng và hay trì hoãn.

06

Lý Gia Thành, tỷ phú hàng đầu Hong Kong mỗi ngày đều học tiếng anh, xem phim bằng tiếng anh trong suốt mấy chục năm liền. Vì vậy, nhiều khi, nguyên nhân sâu sa của việc không biết tận dụng thời gian, chẳng qua cũng chỉ là không quản lý, kiểm soát được bản thân mà thôi.

Rất nhiều phương pháp để trở nên ưu tú đều rất hữu dụng, nhưng vì sao lại chỉ có một số ít mọi người có thể nắm vững quy tắc và trở nên nổi bật?

Bởi lẽ rất nhiều người biết, nhưng lại không làm được. Muốn rèn luyện bất cứ khả năng nào, bạn phải tự giác kỉ luật và kiên trì.

4 phương pháp giúp tận dụng thời gian hiệu quả:

Thứ nhất, trước tiên hãy hỏi bản thân, bạn muốn sống một cuộc sống ra sao, đưa ra lựa chọn rồi sau đó phân bổ thời gian.

Thứ hai, học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc.

Thứ ba, học cách viết ghi chú.

Thứ tư, nghiêm túc chấp hành kế hoạch công việc, không buông thả, nuông chiều bản thân.

Triết học gia Lyubishchev từng nói: "Thứ đáng quý nhất trên thế gian là sinh mạng. Nhưng phân tích kĩ vào sinh mạng này, thứ quý giá nhất lại chính là thời gian. Bởi lẽ sinh mệnh do thời gian cấu thành, nó là sự tích lũy của từng giờ từng phút từng giây."

Một tác gia từng nói: "Không ai không yêu sinh mạng của mình, nhưng có rất ít người biết trân quý thời gian."

Phương thức yêu thương cuộc sống tốt nhất chính là trân trọng thời gian. Phương thức trân trọng thời gian tốt nhất đó là lựa chọn cuộc sống mà mình muốn rồi nỗ lực đi hiện thực hóa nó; làm những việc bạn cho là quan trọng và có giá trị đồng thời nỗ lực đi hoàn thành nó; còn những chuyện khác, số phận ắt có an bài!