Chuyên gia: Không phải thể dục, học sử dụng email mới là cách hiệu quả giúp bạn giảm căng thẳng

Trong những ngày đầu của năm mới dương lịch, bạn thường quan tâm đến vấn đề sức khỏe nào của bản thân? Thanh lọc cơ thể cho năm mới lành mạnh hay lên một chế độ ăn kiêng cho vóc dáng thon gọn? Tuy nhiên theo ý kiến của chuyên gia, đây lại là thời điểm hoàn hảo để bạn suy nghĩ về những vấn đề gây căng thẳng và lo âu trong cuộc sống.

Việc đầu tiên mà hầu hết chúng ta có thể làm, đó là dọn dẹp hòm thư email của bạn. Có bao nhiều email trong hộp thư đến mà bạn chưa đọc? Bạn quên trả lời những thư quan trọng vị chúng đang lẫn lộn trong hàng đống thư rác khác? Bạn sẽ ngạc nhiên khi các chuyên gia công bố, khối lượng email là nguyên nhân chính gây nên căng thẳng cho bệnh nhân. Mọi người dễ cảm thấy mệt mỏi khi nhìn hộp thư đến chất đầy email và tưởng chừng công việc sẽ không bao giờ kết thúc.

Không có gì lạ khi một người có hàng ngàn email ngồi trong hộp thư đến. Nguyên nhân do hiện nay chúng ta thường trao đổi công việc thông qua email. Mặc dù thư điện tử là công cụ giúp cuộc sống tiện lợi và dễ dàng hơn, nhưng chúng lại gây cho bạn một áp lực vô hình. Một danh sách thư đến dài dằng dặc sẽ gây cảm giác lo lắng. ‘Mình đã làm hết mọi việc chưa nhỉ? Mình có quên điều gì không?’. Sau đó thì chúng ta cứ kéo danh sách thư xuống và đọc đi đọc lại chúng rồi hoang mang với cảm giác sợ bỏ sót một email quan trọng nào.

Thực tế, có thể bạn đang chưa biết cách sử dụng email cho đúng, và vô tình biến nó thành thứ gây căng thẳng. Lỗi lớn nhất của hầu hết người dùng email đó là sử dụng hộp thư đến như một nơi lưu trữ thông tin. Hãy tưởng tượng email giống như những lá thư tay. Trên bàn, bạn có một khay đựng những lá thư đó. Mỗi buổi sáng làm việc, bạn sẽ nhận thấy có hàng chục lá thư được bỏ vào. Vậy là suốt cả ngày hôm đó, mọi người liên tục đi qua và bỏ thêm lá thư vào khay của bạn, lấp đầy những lá thư đã được bỏ trước đó. Trong số đó có những cái quan trọng, có những cái chỉ là rác.

Bây giờ hãy tiếp tục tưởng tượng bạn lấy một lá thư, mở ra vào đọc, sau đó gấp lại vào bỏ vào khay. Vậy là rất nhanh chóng, lá thư ấy bị bao phủ bởi những lá thư khác. Nếu bạn chẳng may quên mất nội dung thư và muốn tìm lại chúng, thì bơi trong đống thư cũ sẽ khiến bạn vô cùng căng thẳng.

Vì vậy, trong năm mới này, hãy thay đổi cách dùng email.

Bạn hay sắp xếp email y hệt như cách bạn sắp xếp những lá thư tay. Luôn nhớ, hộp thư đến không phải nơi lưu trữ. Thay vào đó, bạn phải lưu chúng vào một thư mục quan trọng hoặc xóa đi. Nút xóa sẽ trở thành người đồng hành mới của bạn. Những tin cũ nhưng đã từng quan trọng khiến bạn đắn đo giữ lại. Nhưng bạn sẽ ngạc nhiên bởi thực sự bạn không cần chúng đến thế. Hãy xóa tất cả và chỉ lưu lại những thư trong khoảng vài tháng gần đây.

Với số email còn lại, bạn chọn những thông tin thực sự cần giữ. Phần còn lại, hãy thẳng tay cho vào thùng rác. Sau đó, bạn cần thiết lập một thư mục trên tài khoản email và giữ nhưng thư quan trọng vào đó, đặt tên thư mục bằng nội dung email, sự kiện hoặc khoảng thời gian của email để phân biệt.

Ngoài ra, bạn cũng đừng tự gây áp lực cho mình bằng suy nghĩ tất cả các email phải được xử lý ngay lập tức. Bạn chỉ nên đặt ra 2 khoảng thời gian xem và trả lời email hàng ngày, đó là 10 giờ sáng và 4 giờ chiều. Bạn sẽ ngạc nhiên khi bạn có thể giải quyết đống email đó nhanh hơi bình thường.

Thư bạn gữi đi cũng không cần phải lưu trữ vĩnh viễn. Hãy đặt lịch nhắc nhở xóa email 3 tháng một lần. Chỉ vài phút thôi, hòm thư của bạn sẽ vô cùng gọn gàng. Vậy là bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy những thư quan trọng chứ không cần phải dựa vào trí nhớ nữa. Mức độ căng thẳng theo đó cũng giảm đi đáng kể.

Cách cứu những hộp thư đến lộn xộn

Nếu bạn vẫn còn mông lung và chưa biết cách xử lý hòm thư email của mình ra sao, hãy tham khảo những mẹo dưới đây.

1. Email công việc : Những email này hầu hết đều quan trọng. Thông thường, bạn cần lưu trữ chúng và xem đi xem lại cho đến khi công việc hoàn thành. Vì vậy bạn nên tạo thư mục để lưu trữ loại email này. Tuy nhiên nếu nội dung email đã trùng với danh sách các việc cần làm thì bạn không cần giữ. Hãy dành chỗ cho những thông tin mới quan trọng hơn.

2. Email thông tin: Loại email này không có nội dung công việc cụ thể nhưng lại chứa dữ liệu quan trọng như địa chỉ hẹn, thời gian cuộc họp hay thông tin liên lạc của đối tác. Do vậy, bạn nên chuyển những thông tin quan trọng đó sang sổ ghi chép rồi sau đó xóa email đi.

3. Email người thân: Đây là email đến từ gia đình hoặc bạn bè, thường là tâm sự hoặc thông báo sự kiện quan trọng. Để xem và phản hổi nhưng email như thế này cần khá nhiều thời gian. Bạn cũng không nên xóa những email này bởi chúng đến từ những người thân của bạn. Đây cũng là loại email thường bị trì hoãn nhất, mặc dù có vẻ người gửi là những người mà chúng ta quan tâm hơn cả. Vậy thì hãy ấn định thời gian trả lời và đưa chúng vào danh sách những việc cần làm ngay.

4. Email trò chuyện: Những email này nhanh chóng làm tắc nghẽn hộp thư đến của chúng ta. Chúng đơn giản chỉ là những tin nhắn hỏi thăm và tám chuyện từ bạn bè và đồng nghiệp. Xóa thẳng tay sau khi bạn trà lời, hoặc bạn có thể không cần phải trả lời. Xóa, xóa và xóa.

5. Email CC: Sao chép thư của người khác rồi gửi cho một người khác là thói quen của rất nhiều người dùng email. Nếu bạn nhận được loại thư này, hãy đọc qua chúng và xóa nếu không cần thiết.

6. Email rác: Email rác thường đến từ những trang web bạn đăng ký nhận thông tin hay mua hàng. Cứ việc xóa. Bạn cũng nên bỏ thói quen đăng ký nhận thông tin từ các web. Khi những loại thư này đến, hãy bỏ vài giây để nhấp vào liên kết hủy nhận email ở cuối thư.

Theo Dailymail.co.uk