Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam và những thông tin quan trọng bạn nên biết

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện (Representative office) chính là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, đóng vai trò đại diện về quyền cùng lợi ích của doanh nghiệp. Ngoài ra, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, nghĩa là không hoạt động vì mục đích sinh lời.

Văn phòng đại diện tại Việt Nam hiện có mã số thuế riêng 13 chữ số. Không có tư cách pháp nhân và không bắt buộc cần có con dấu công ty. Bên cạnh đó, văn phòng đại diện cần phải có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động hay còn được gọi là giấy phép kinh doanh văn phòng đại diện.

Tại sao nên mở văn phòng đại diện tại Việt Nam

Hiện nay có nhiều cách thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam (how to set up a representative office in vietnam). Nhưng, bạn có biết tại sao các doanh nghiệp nên thành lập mô hình văn phòng này không?

- Dễ dàng thành lập, đăng ký hơn so với việc thành lập một công ty con khác.

- Không yêu cầu về vốn thanh toán tối thiểu cùng với các yêu cầu pháp lý khác.

- Văn phòng đại diện sẽ có toàn quyền quản lý nhân viên, quản lý kinh doanh cũng như buôn bán tại Việt Nam. Thậm chí có thể làm nhiều công việc khác bên cạnh chức năng liên lạc.

- Không áp dụng thuế với hoạt động của văn phòng đại diện, vì vậy nhân viên sẽ chỉ cần đóng thuế thu nhập cá nhân.

Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện tại Việt Nam như thế nào?

Chức năng chính của văn phòng đại diện hiện nay khá tương đối đơn giản. Vì vậy mà cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện cũng đơn giản không kém với chức danh của người đứng đầu: “Trưởng văn phòng đại diện”

Theo đó, văn phòng đại diện được phép thay mặt công ty chính để ký kết hợp đồng, phục vụ cho hoạt động của văn phòng bao gồm: Thuê nhà; Mua sắm các trang thiết bị; Ký kết hợp đồng lao động với người lao động tại văn phòng,...Hơn nữa, cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện sẽ do công ty mẹ quyết định cũng như hoạt động theo sự chỉ đạo của công ty mẹ.

Lưu ý cần biết khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam không khó, tuy nhiên để đảm bảo không gặp rắc rối thì bạn vẫn nên chú ý tới những vấn đề sau.

• Văn phòng đại diện tại Việt Nam sẽ chỉ được thực hiện sau khi công ty đã được thành lập. Do đó bạn không thể vừa đồng thời tiến hành thành lập công ty vừa thành lập văn phòng đại diện.

• Tên văn phòng đại diện sẽ cần bao gồm tên công ty kèm cụm từ “Văn phòng đại diện” và đây là yêu cầu bắt buộc.

• Văn phòng đại diện sẽ chỉ có thẩm quyền thực hiện các giao dịch và trưởng văn phòng chỉ được phê duyệt và ký các hợp đồng và đóng dấu cho các giao dịch liên quan tới hoạt động của văn phòng.

• Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện tại Việt Nam không được phép nằm tại nhà tập thể, nhà chung cư, nơi tương tự như trụ sở chính của công ty.

• Dù văn phòng đại diện không có nghĩa vụ thuế riêng biệt nhưng khi doanh nghiệp mẹ muốn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang một địa chỉ khác thì cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế ở CQT trước đó. Điều này yêu cầu doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ việc chọn địa chỉ ban đầu nhằm tránh sự phức tạp nếu muốn thay đổi địa chỉ về sau.

Từ những thông tin chia sẻ trên, nếu bạn có ý định thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam thì hãy tới với The Sentry. Đây là một dự án nằm tại trung tâm thành phố Hồ Chí Minh, có hợp đồng thuê linh hoạt cùng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Xứng đáng là điểm đến lý tưởng cho bất kỳ doanh nghiệp nào đang muốn xây dựng sự hiện diện tại Việt Nam.